Vous avez prévu d’organiser votre réunion avec vos équipes. Vous avez différentes choses à transmettre et le contexte professionnel habituel ne convient pas pour ce type d’exercice. Il vous faut donc dégager du temps en dehors des horaires « normaux ». Vous décidez donc d’inviter vos collègues à vous rejoindre le temps d‘une réunion de travail un peu augmentée. Que vous faut-il prévoir ?
Simple réunion ou convention ?
Avant tout, vous devez déterminer le format de votre réunion. S’agit-il d’une simple réunion de bureau avec des effectifs restreints, auquel cas, il vous suffit d’une pièce dans les locaux de l’entreprise, munie des équipements nécessaires. Ou bien envisagez-vous une réunion au sens large du terme ? À savoir le regroupement de toute une partie des salariés de l’entreprise. Dans ce cas, vous vous approchez du modèle de la convention d’entreprise. Et il vous faudra gérer plusieurs paramètres, extérieurs à l’entreprise.
Toute votre organisation dépendra de vos objectifs. Sachez donc prendre votre temps. Ne brûlez pas les étapes. Louer une salle avant de connaître le nombre d’invités est bien souvent une erreur. Non seulement la taille de la salle est importante ; une salle trop petite ne permettrait pas à chaque participant d’être confortable, mais une salle trop grande donnerait une impression de vide ; mais les équipements de la salle, sa configuration, son également des critères importants. Et ces critères sont avant tout définis par les objectifs.
La première chose à faire est donc de poser calmement, et le plus longtemps possible en amont de la réunion, les différentes étapes par lesquelles vous devrez passer pour organiser votre réunion.
Budget, objectifs, nombre d’invités
Commencer donc par établir une enveloppe maximale. Puis, déterminez qui seront vos invités à cette réunion, selon les objectifs que vous déclinez. Souhaitez-vous stimuler vos salariés, créer une émulation ente eux, faire en sorte que les différentes équipes communiquent mieux, définir avec eux une nouvelle stratégie d’entreprise, effectuer un lancement marketing en interne, les remercier de leur activité ? A partir de ces trois points, vous pouvez envisager la suite et préparer votre check list sereinement.
Les invitations pour organiser votre réunion
Commencez par lister les participants, puis sondez leurs disponibilités. Vous pouvez accéder à leurs agendas partagés, mais vous pouvez tout aussi bien les contacter par mail ou par téléphone. Une fois qu’une date est trouvée, fixez la réunion, et lancez les invitations, de manière formelle. Un écrit est indispensable.
La préparation de la réunion
Là, c’est à vous de jouer. Que les sont les thèmes que vous souhaitez aborder ? Combien de temps prendra la réunion ? Avez-vous besoin d’intervenants ? Auquel cas, prévenez-les suffisamment tôt afin qu’ils puissent préparer leur intervention. Etablissez donc un ordre du jour. Centralisez tous les documents dont vous aurez besoin et communiquez à chacun de vos collaborateurs la répartition des tâches. Sachez déléguer, surtout si vous êtes pris par le temps. Mais soyez précis dans les demandes que vous faites auprès des gens qui travaillent avec vous pour préparer cette réunion. Plus vous aurez posé les choses en amont, plus les tâches définies seront claires, et plus les choses avanceront vite et bien par la suite. Il faut savoir prendre son temps pour en gagner.
L’organisation matérielle de la réunion
De quoi allez-vous avoir besoin ? Il vous faut commencer par trouver la salle idoine. Tant du point de vue du nombre de places que du point de vue de son agencement et de ses équipements matériels. Au pire, si la salle n’était pourvue d’aucun équipement, prévoyez de votre côté de devoir apporter un vidéoprojecteur, une sonorisation, etc. Mais rassurez-vous, en règle générale, toutes les salles disposent des éléments nécessaires, y compris des connexions internet adéquates.
C’est au sein de ce chapitre concernant les contingences matérielles d’une réunion, que vous devrez également prévoir le buffet, le repas, ou a minima la collation qui sera servie aux participants. L’idéal ici est de faire appel à un traiteur. Ce dernier, fort de son expérience et de son habitude à préparer des menus ou buffets spécifiques aux conventions, saura vous aider à définir les besoins réels de vos nombreux invités. En matière de qualité comme en termes de quantités, vous êtes entre de bonnes mains. Toutefois, ne tardez pas trop à demander les devis des différents prestataires autour de vous. Le maître mot dans l’organisation reste toujours l’anticipation.
La préparation des interventions
Qu’il s’agisse de votre propre intervention ou de celles des autres, tout doit être calé. Déterminez un fil rouge via l’ordre du jour. Collectez toutes les informations dont vous avez besoin, puis rédigez votre intervention et réalisez votre présentation. Pour plus de cohérence entre les différents intervenants, il peut être important de lier les différents points à l’ordre du jour. De la même façon, il peut s’avérer nécessaire de répéter votre intervention. En effet, vous obtiendrez un meilleur calage entre votre texte et les images ou graphiques que vous ferez défiler. Vous gagnerez en fluidité et en aisance. De plus, le principe de la répétition confère un autre avantage ; il permet de tester le matériel et d’être certain de son bon fonctionnement.
Les dernières préparations de la salle juste avant la réunion
Ce sont les dernières touches, les derniers détails. Installez le matériel dont vous avez besoin. Assurez-vous qu’il fonctionne parfaitement. Vérifiez que la salle est bien installée dans la bonne configuration, que des bouteilles d’eau sont servies et que chaque participant dispose bien de quoi écrire à sa place. Une fois que tout est prêt, il ne vous reste plus qu’à accueillir vos participants et à lancer la réunion.
Organiser une réunion n’est pas une chose très compliquée. Mais cela demande du temps et de la rigueur dans la planification des tâches. Tout est très rationnel. Le seul problème, c’est qu’il arrive que certaines réunions ne soient pas suffisamment anticipées. En dehors des couacs qui peuvent en résulter, c’est surtout le coût qui s’envole. En effet, trouver une salle et un traiteur au débotté peut s’avérer très onéreux. Et puis, le travail dans l’urgence génère bien souvent une surdose de stress, néfaste pour notre bien être.
