Vous devez organiser une convention. Tout semble calé mais un point précis résiste encore à la décision. Une fois la convention terminée, lorsque les invités se retrouvent pour échanger et partager leurs opinions, vaut-il mieux servir un vrai repas, ou plutôt préférer un cocktail dinatoire ? Quels sont les avantages et les limites de ces deux soirées de fin de convention ?
L’heure du choix
L’organisation d’une convention ne peut souffrir aucun laxisme. Trop d’intérêts sont en jeu pour l’entreprise. Qu’il s’agisse d’une convention interne, d’un événement dédié aux investisseurs, voire d’un lancement de produit, il est primordial que tout soit parfaitement calé. Y compris la collation d’après discours. C’est pourquoi il est parfois difficile de faire le choix entre le repas et le cocktail.
Si le repas présente des avantages, notamment s’il est organisé dans la salle même et qu’il laisse un accès à la scène afin qu’un show y soit organisé, il n’est pourtant pas très courant. Pourquoi ? Tout d’abord parce qu’il nécessite beaucoup plus de superficie qu’un cocktail, et qu’il engendre un coût plus élevé. Ensuite, parce qu’il implique des places assises et l’obligation (ou presque) de constituer un plan de table. Ce qui peut être frustrant pour certains membres invités qui se trouvent séparés car dînant sur deux tables différentes.
Choisir le repas, c’est donc parfaitement connaître ses invités, et bien les placer à table par affinités. Pas toujours évident. Enfin, le repas servi à l’assiette pose un autre problème ; le temps. Or, si vous décidez de réaliser votre convention en semaine, le temps du dîner peut s’avérer long, trop long même pour de nombreuses personnes désirant rentrer assez tôt, travail du lendemain oblige.
Alors, repas ou cocktail ?
Donc, si vous optez pour le repas, soyez certains de la présence de vos invités, afin d’éviter de laisser trop de places libres sur les tables. Toutefois, rappelez-vous que lorsque vous lancez les invitations, seulement 10 % d’entre elles se transformeront en présence effective lors de la soirée. Malgré tout, si vous persistez dans cette voie, alors préférez un vendredi, voire un samedi pour organiser votre convention. Vos invités pourront ainsi se laisser un peu plus aller, n’ayant pas de contraintes professionnelles le lendemain matin.
Côté cocktail, les choses sont plus souples. En effet, quel que soit le nombre d’invités prévus, de nombreuses solutions sont envisageables. Selon l’état d’esprit, l’ambiance que vous voulez imprimer à votre soirée, vous pouvez opter pour le buffet en libre service, accompagné d’un placement libre aux tables dressées. Ce style de cocktail s’avère très pratique et favorise les rencontres et les échanges. De quoi créer et affiner un réseau plus facilement encore.
Autre façon de voir les choses, le plateau déposé sur chaque table. Là encore, le placement libre est possible. Ce style, plus décontracté, ne convient toutefois pas à toutes les clientèles. Mais vous pouvez envisager un service au plateau. Les bouchées comme les coupes circulant de groupe en groupe, servies sur plateau par une équipe de serveurs. Cette formule est sans doute la plus coûteuse, car elle induit l’emploi d’une équipe au service. Mais soyez rassurés, votre traiteur peut s’occuper de cette équipe.
Différents types de cocktails
Le gros avantage du cocktail dînatoire, c’est qu’il peut s’organiser absolument partout. Ainsi, si vous désirez faire un happening, rien ne vous interdit d’inviter vos convives au musée, sur une péniche ou dans tout autre endroit que vous jugerez adéquat. Pas de plan de table, pas de menu unique et l’assurance de contenter tout le monde, pour peu que les bouchées prévues offrent un éventail de goût et d’aliments suffisamment larges pour satisfaire aux différents régimes alimentaires.
D’autre part, il est toujours plus simple d’adapter son cocktail au thème choisi pour la soirée. En ce sens, les traiteurs savent toujours faire preuve d’une créativité, qui, mêlée à leur expérience, saura ravir les invités comme les organisateurs. Enfin, autre point important ; les animations éventuelles peuvent laisser plus libre court à l’imagination ; happenings, animations déambulatoires, serveurs atypiques… Seule la scène semble plus difficile à occuper. Du moins, l’attention des invités sera plus difficile à capter en format cocktail qu’en format repas.
Alcool ou pas alcool ?
Bien sûr, les éléments décrits ici ne le sont qu’à titre indicatif. Et sachez que votre traiteur pourra d’ailleurs très bien s’en charger. Mais certains détails ont leur importance lors d’une réception de ce type. Pensez tout d’abord aux différentes boissons que vous servirez. Et comptez une moyenne de 4 consommations par personne, alcool ou non. Ensuite, c’est vous qui décidez, selon le thème et l’état d’esprit de la soirée, si vous servez ou non des boissons alcoolisées.
Si tel est le cas, limitez-vous à quelques alcools, surtout s’il vous faut composer les cocktails. Le rhum, la vodka et le gin sont les bases générales de très nombreux cocktails. Mais surtout, surtout, n’oubliez pas les glaçons… Mais après tout, vous pouvez faire plus simple. Punch, vin (rouge et/ou blanc), champagne ou mousseux sont également très appréciés. D’autre part, pensez aussi au café, au thé, aux jus de fruits et à l’eau minérale.
Quoique vous décidiez au final, votre traiteur sera en mesure de vous fournir la prestation adéquate. Ne vous inquiétez donc pas du résultat. La seule question qui doit vous tenir à cœur est : qu’est ce qu’il y a de plus cohérent en termes de restauration avec la soirée que j’organise ? En fonction de votre thème, des intervenants, de votre cible, de votre budget, de la salle où vous vous produisez et de votre objectif final, votre soirée sera différente.
Il ne vous reste donc plus qu’à anticiper les goûts de vos invités et à programmer la convention idéale. Vous le constatez, le cocktail est bien plus pratique et plus souple en matière d’organisation et de gestion du moment. Il favorise les prises de contacts et les déplacements d’un groupe de personne à un autre. Et surtout, un cocktail dînatoire est bien plus adaptable, quel que soit le lieu choisi, qu’un repas d’après convention.
