Une convention, c’est en général bien plus court qu’un séminaire. Un ou plusieurs auditeurs viennent s’exprimer devant la foule d’invités avant que tout le monde échange autour du buffet. Dit comme ça, ça paraît simple à organiser. Mais en vérité, l’organisation d’une convention ne peut souffrir aucun laxisme. Certains points très précis sont à respecter si l’on veut s’assurer la pleine réussite de l’événement.
Définition du public visé
La première chose à laquelle il faut penser, c’est le public. Pourquoi voulez-vous faire cette convention ? Et surtout pour qui ? Qui sont vos cibles ? S’agit-il d’un événement interne à l’entreprise ? Ou au contraire, le but est-il d’attirer de nouveaux investisseurs, de nouveaux distributeurs ou de nouveaux prospects ? C’est réellement cet élément qui va déterminer le contenu et le déroulement de la convention.
Choix du thème et du titre de la convention
Là, on entre indirectement dans la communication de l’événement. Autour de quel thème se déroulera la soirée ? Quel est l’axe que vous développez ? IL doit clairement apparaître dans le titre.
Choix du ou des intervenants
Le choix du maître de conférences de la soirée est primordial. Il est important que l’intervenant soit crédible aux yeux du public que vous invitez. Son simple nom sur l’affiche peut parfois drainer plus de monde que vous ne pensez. Mais l’effet inverse existe aussi. Cet intervenant peut-être un membre de la société civile, venant partager une expérience transposable à l’entreprise par exemple. Mais plus qu’un nom, cherchez surtout la crédibilité, même si c’est moins ronflant. C’est beaucoup plus payant à long terme. Et un intervenant reconnu pour ses qualités et ses compétences dans votre secteur d’activité sera toujours plus suivi qu’une star quelconque.
Réservation de la salle
Bien entendu, la salle dit être réservée très longtemps à l’avance. Ce qui implique une anticipation certaine, bien en amont de votre événement. D’autant que le lieu doit répondre à certains critères que vous saurez défini par ailleurs (nombre de place, possibilité d’installer un buffet, scène, écrans disponibles, matériel sono, micros…). Le lieu se doit d’être parfaitement adapté au sujet et au nombre des invités.
Ce choix peut même intervenir bien avant le choix de la salle. Petite astuce ; sachez que les mardis et jeudis sont des jours plus libres en règle générale. Ne serait-ce que concernant les disponibilités des salles. N’hésitez pas à organiser des événements en semaine. C’est le sujet et les intervenants qui feront déplacer vos invités. Bien plus que le lieu ou le choix du jour dans la semaine. Autre détail qui peut avoir son importance, l’horaire. Si vous célébrer un événement en interne, 17h30 -19h est un bon créneau. Au contraire, si vous attendez du monde de l’extérieur de l’entreprise, privilégier une tranche horaire plus tardive (18h30 – 20 h).
Envoi des invitations
Une fois tous ces éléments définis, il ne vous reste plus qu’à lancer les invitations. Retenez qu’en général, une personne sur dix invités se rendra effectivement à votre convention. C’est le ratio moyen observé. Procédez à vos envois environ trois semaines avant l’événement. Et relancez par téléphone ou par mail quelques jours avant la convention. Vous pouvez également demander une confirmation de présence sur vos invitations.
Répétition de la soirée
De façon à ce que tout roule le jour J, répétez les interventions quelques jours avant la convention. Ceci procure différents avantages ; vérification des matériels et des logiciels, mise en bouche et correction éventuel des discours, planification de la décoration, définition du fil rouge de la soirée, mise en place de la scénographie, des présentations, des installations de la salle…
Badge des personnes présentes
Autre point sensiblement important ; le jour J, pensez à badger les personnes présentes, afin de les reconnaître parmi les autres conventions éventuellement organisée dans le même lieu. Le badge est un repère pratique. Mais ceci signifie que vous devrez organiser l’accueil de vos invités, et leur remettre le programme de la convention ainsi que le fameux badge.
Cocktail ou buffet d’après convention
Après les discours, vient le temps de la discussion, de la rencontre et de l’échange. Organisez toujours un cocktail, voire un buffet, après chaque convention. Outre le fait que vous permettrez à tout le monde de se rencontrer, vous éviterez aussi une fin trop brutale. Si vous hésitez quant au choix de l’opération à mener, consultez un traiteur. Ils sont spécialistes de ce type d’organisation et sauront toujours vous diriger vers la solution la plus adéquate et la plus en phase avec votre budget et vos objectifs. Ce moment passé ensemble après les discours est sans le plus important d’une convention, car c’est ici et maintenant que se nouent les relations et que se construisent les réseaux.
Envoi d’un compte rendu de la soirée
Même une fois terminée, la convention ne l’est pas vraiment. En effet, vous vous devez d’inscrire l’événement dans une relation plus continue. Adressez donc par mail un compte rendu de la convention. Ceci implique que vous aurez du anticiper cet envoi en prévoyant, par exemple, un enregistrement complet des discours et des présentations. Vous pouvez également réaliser un montage, plus court, et qui délivrera bien l’esprit de la soirée tel que vous souhaitez le communiquer. Et n’oubliez pas de joindre ce compte rendu également aux absents. Ceci les incitera peut-être à se déplacer lors du prochain événement que vous organiserez. Pour les personnes présentes, joignez un formulaire d’appréciation de la soirée. Prenez en compte tous les retours. Ils permettent de s’adapter plus finement encore au public reçu.
Quelle que soit votre convention, vous pouvez décider de l’organiser intégralement en interne, surtout si vous disposez des équipements et des compétences au sein de l’entreprise. Mais rien ne vous interdit de déléguer certains aspects. Un traiteur pourra vous aider à trouver la salle idoine, par exemple. Une société de communication peut réaliser toute la production, ainsi que le process invitations, relances, compte rendus… Vous avez toutes les billes en mains. A vous de décider.
