Vous devez organiser un séminaire. Vous avez défini les objectifs. Il ne vous reste plus qu’à organiser votre rendez-vous professionnel à proprement parler. A première vue, il semble qu’il y ait énormément de choses à gérer. Mais pour quelqu’un de bien organisé, les choses paraîtront beaucoup plus simple.
Vous le savez, la première chose à faire avant d’organiser un séminaire, c’est de se poser la question ; pourquoi. Pourquoi faire un séminaire d’entreprise ? Le but est-il la formation ? Un lancement de produit ? Une stimulation ou une meilleure cohésion des équipes ? Autre chose ? Une fois le but clairement défini, vous passez donc à la programmation de votre séminaire. Un peu d’organisation, et tout se passera très bien.
Commencer par poser les choses
Objectifs et budget en tête, la première chose à faire est de mettre à plat tout ce dont vous aurez besoin pour que le séminaire soit mené à bien. Pensez à la salle, aux équipements éventuels nécessaires par exemple. Puis, viendra le moment des intervenants extérieurs. Ceux qui prendront parole à la tribune. Enfin, les prestataires de service, animateurs, société de communication, troupes d’artistes, traiteurs…
Pour simplifier les choses, voici une liste non exhaustive d’un cahier des charges classique pour un séminaire d’entreprise.
- Le budget. Nous l’avons évoqué rapidement, mais c’est une condition préalable à l’organisation.
- Le lieu. Souhaitez-vous un week-end à la campagne, 4 jours à l’étranger, un hôtel plutôt classieux, un village de vacances, un centre de congrès ? Ceci est forcément lié aux objectifs que vous voulez atteindre dans vos objectifs. De fait, de nombreux lieux n’entrent plus dans les profils. De même, ayez une pensée pour ceux qui devront prendre la voiture et faire la route. Essayez de centraliser l’événement.
- Le moment. A quelle période de l’année, et pendant quelle durée se déroulera votre séminaire ?
- Le nombre. Il vous faudra décider très vite du nombre de participants. Voulez-vous embarquer toute l’entreprise, ou simplement une branche, voire un secteur ?
- Les participants. Avant de vous lancer dans la recherche précise du lieu, pensez à ce que souhaitent en général les participants ; se trouver dans un environnement confortable, bien manger, et trouver des salles de travail et des équipements adéquats.
- La salle. Ou les salles. Aurez-vous besoin d’une seule salle plénière (taille, nombre de places assises, disposition) ? Ou désirez-vous mettre en place des groupes de travail au sein de sous commissions, auquel cas, vous aurez besoin de petites salles supplémentaires.
- L’équipement. Quid du matériel dont vous aurez besoin. Ecrans, rétro ou vidéoprojecteur, petites fournitures de bureau, tables, etc ?
- L’animation. Nous comprenons par là aussi bien les besoins en soirées, que les loisirs ou autres activités. Vous faut-il un DJ ? Prévoyez-vous une sortie en quads ? Préférez-vous un musée ?
- L’accès. Certes, c’est un détail, mais il reste malgré tout d’importance. Qu’il s’agisse du lieu final du séminaire, ou qu’il s’agisse d’un rendez-vous à l’aéroport.
- La communication. Comment prévoyez-vous de communiquer auprès de vos équipes ? Avant, pendant, et après le séminaire. Déterminez très vite les dates, et remontez le temps afin de savoir quand est le meilleur moment pour les informer de l’événement.
- La restauration. Elle doit être de qualité. Ce point est intimement lié à la question du lieu et de l’hébergement. Malgré tout, suivant le lieu que vous choisirez, il se peut que vous deviez faire appel à un traiteur. Pour la réception de fin de séminaire par exemple…
- Les détails. Et ces détails font souvent la différence. C’est là qu’il faut penser à tout. Ecrivez tout. Faites une sorte de check list de ces détails : accès et chambres handicapés, places de parking, cadeaux dans les chambres à l’arrivée des participants (fleurs, chocolats, spécialités locales…), documents à transmettre, livraison de matériels ou d’objets précis nécessaires à la tenue du séminaire.
C’est une fois que vous aurez posé tous ces éléments, détails compris, que vous pourrez procéder au choix définitif du lieu. Il faudra sans doute faire des compromis sur un l’autre point. Ce sont vos objectifs qui décideront au final. Ils doivent rester votre fil à plomb dans votre démarche.
Mettre en place
Vous n’avez plus qu’à contacter les différents hébergements et loueurs de salles qui correspondent au travail que vous avez fait en amont. Toutes les caractéristiques que vous avez notées plus haut, par ordre de priorité, vous guideront dans votre quête de l’endroit idéal. Au final, il restera une short list, dans laquelle vous devrez choisir. Vous pouvez dès lors contacter les établissements en question. Après un premier contact, précisez, par écrit, l’objet chiffré de votre demande (places, durée, dates, besoin en salles, en animation, détails).
Chaque établissement vous retournera une documentation complète (avec photos de l’hébergement, menus, plans des salles), ainsi qu’un devis chiffré, réalisé selon vos demandes. Mais il se peut que certains d’entre eux ne puissent pas accéder à toutes vos requêtes. A vous de considérer vos priorités. Si certaines prestations devaient être sous-traitées, faites toutes les vérifications d’usage et assurez-vous que tout se passera bien.
Pour finaliser votre choix, la meilleure des choses est de pouvoir vous rendre sur place. Pour discuter du prix, pour sentir l’atmosphère du lieu. Pour évaluer les prestations et l’établissement. Toutefois, si vous étiez pris par le temps ou que l’éloignement était trop important, posez toutes vos questions par téléphone. Analysez les délais de réponse de votre interlocuteur. C’est en général un bel indice de réactivité.
Avant de confirmer votre réservation, veillez à bien prendre connaissance des documents contractuels et des conditions générales de vente de l’établissement. Dans le même temps, n’oubliez pas de vous désengager auprès des autres professionnels non retenus pour ce séminaire. Simple question de respect. Puis, transmettez la liste des services et prestations demandées, toujours par écrit. Ceci permet de verrouiller définitivement l’affaire. De plus, vous éviterez des problèmes éventuels, dus à une incompréhension. 15 jours avant, adressez à l’établissement la liste des participants, ainsi que les horaires précis qui régiront la vie du groupe. Plages horaires de séance de travail, heure des repas, planning des loisirs ou animations…
Tout est prêt.
